Практика HR-Брендинга

08.12.10

Какой вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников? (часть 2)

Условия задачи:

Маркетинговое агентство W переезжает в новый офис, более просторный и современный. Во время переезда есть риски нарушения весьма напряженного ритма работы агентства, и, соответственно, сильного недовольства сотрудников. Кроме того, есть часть работников, в принципе с трудом принимающая любые изменения. С точки зрения организации переезда было приложено много усилий, чтобы сделать процесс безболезненным.

Вопрос:

Какой вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников?

Юлия Котова, наставник по поиску работы и консультант по карьере, компания Job Search Coach:

Недовольство сотрудников переездом может быть вызвано несколькими типами причин. Давайте их выделим.

Сотрудники могут быть недовольны самим фактом переезда компании. Им не нравится новое месторасположение офиса по причине того, что туда долго добираться или прежний офис находится рядом с домом.

Результат — сотрудник начинает задумываться о смене места работы. И такое бывает очень часто. Примерно 30% клиентов JobSearchCoach в процессе интервью признаются, что причиной смены работы является переезд компании (на другой конец города, за МКАД, в Московскую область и даже в другой город).
Среди тех, кто сохраняет лояльность компании и продолжает работать на новом месте, больше мужчин и сотрудников, занимающих руководящие посты.

Другой момент — это временные неудобства, всегда сопровождающие переезд и нарушающие рабочий процесс.

В этом случае вместо выполнения своих прямых обязанностей сотрудники вынуждены решать вопросы обустройства своего нового рабочего места. Иногда на несколько дней компания может просто «выпасть» из рабочего процесса.

В данном случае налицо проявление лояльности сотрудников к работодателю, демонстрация желания качественно и в срок выполнять рабочие задания и в конечном итоге способствовать росту прибыли компании.

Такие сотрудники проявляют беспокойство, связанное именно с нарушением рабочего процесса, и заботу о результате работы.

Именно об этом варианте недовольства переездом и пойдет речь ниже.

Переезд в новый офис воспринимается многими сотрудниками как смена работы. Ничего странного. Ведь нарушается ритм привычной рабочей жизни:

  • время начала и окончания работы;
  • запланированные рабочие перерывы;
  • устоявшиеся схемы взаимодействия с партнерами и клиентами;
  • возникает временное отсутствие обратной связи со стороны коллег и руководства;
  • появляется новая «навязчивая» тема для обсуждения.

Если сравнивать эти изменения с жизнью человека вне работы, то аналогом может стать, например, отпуск, когда человек так же резко меняет свои привычки и ритм жизни:

  • позже встает,
  • отключается от рабочих проблем,
  • на время «теряет» деловые контакты.

Когда после отпуска сотрудник возвращается в родной офис, то он не всегда сразу реагирует на имена/фамилии партнеров, временно «забывает» детали договоренностей и планируемые активности, достигнутые перед отпуском. Что называется, хорошо отдохнул. Рекомендации психологов и специалистов по охране труда содержат совет о постепенном вхождении в рабочий процесс после перерыва.

В отношении организации переезда и сохранения привычного рабочего ритма, помощь сотрудников HR-отдела может быть сродни психологической, позволяющей обеспечить планомерность перевода рабочих активностей сотрудников при переезде в новый офис.

В этой связи опытные HR-менеджеры составляют план, позволяющий сотрудникам воспринять переезд как грамотно организованное событие в минимальной степени нарушающее их работу. Они стараются помочь работникам избежать стресса, связанного с нарушением привычного жизненного уклада, и минимизировать эмоциональную составляющую, влияющую на рабочий процесс.

Именно так поступали некоторые клиенты JobSearchCoach. Например, Жанна, начальник отдела по управлению персоналом и трудовым отношениям дочерней структуры крупного инжинирингового холдинга, при организации переезда компании в новый офис заранее решала все вопросы, касающиеся человеческого фактора:

  • добилась включения HR-департамента в проектный комитет, который занимался переездом; получила от административного департамента план размещения сотрудников в новом офисе и сделала так, что все руководители департаментов были с ним заранее ознакомлены;
  • способствовала оперативному обсуждению всех возникающих вопросов с административным департаментом;
  • согласовала даты переезда отдельно для каждого подразделения, чтобы не нарушать бизнес-процессы компании;
  • познакомила всех сотрудников компании с информацией о новом месте работы — местонахождении близлежащих станций метро, магазинов, аптек, кафе;
  • получила подтверждение со стороны ИТ-департамента о том, что Сеть, телефоны заработают в оговоренные сроки.

Таким образом, еще на этапе планирования переезда каждый сотрудник каждого департамента четко представлял, где (этаж, офис, стол) он будет работать и в какой день и время будет переезжать.

Также сложно переоценить роль службы внутренних коммуникаций и PR. Посредством организации встреч, интранета, корпоративных изданий важно донести до каждого сотрудника компании причины смены офиса.

Ими могут быть: теснота, некомфортные для многих сотрудников условия работы, приближение к другим офисам компании, развитие бизнеса, расширение компании. Важно объяснить сотрудникам плюсы, которые появятся в связи с переездом и максимально тактично коснуться временных неудобств, связанных с переездом.

Для тех, кто не захочет переезжать, компания может организовать процесс аутплейсмента собственными силами или с привлечением квалифицированной консалтинговой компании. Такими действиями работодатель даст понять, что ему не безразлична судьба собственных сотрудников, и даже если приходится расстаться, то компания поможет им сориентироваться на рынке труда.

Если же речь идет об особо ценном специалисте, которого компания заинтересована удержать, то здесь нужно обсудить планируемый переезд лично с каждым таким сотрудником.

Важно сориентировать людей в отношении возможностей развития в связи с переездом: повышение по должности в связи с расширением штата, появление новых клиентов за счет более удобного расположения офиса. Появление премий, связанных с ожидаемым увеличением прибыли компании также поможет сотрудникам «пережить» неудобства переезда.

В качестве приятного бонуса, связанного с переездом, компания может подумать об оптимизации компенсационного пакета: бесплатные микроавтобусы от метро, бесплатные обеды, дополнительные дни к ближайшему отпуску, служебные автомобили для категорий сотрудников, которым ранее они не были положены по грейду. Здесь есть простор для творчества отдела C&B.

Есть и менее приятные моменты, когда в связи с переездом у сотрудников может возникнуть цепочка необоснованных ожиданий, связанных с увеличением зарплаты, повышением в должности, появлением отдельного кабинета и т. д. Именно поэтому так важно планировать переезд, а вопросы, касающиеся карьерного роста, решать заблаговременно.

Переезд — это испытание на лояльность к компании. Поэтому сразу после окончания переезда имеет смысл поддержать всех сотрудников.

Например, клиент JobSearchCoach Вера, директор по персоналу и социальным вопросам крупного производственного предприятия с количеством сотрудников 2600 человек, после переезда управляющей компании опубликовала на официальном сайте небольшие заметки работников, которые поделились своими впечатлениями об организации переезда и его влиянии на их текущую работу. Таким образом, напряжение, связанное с переездом, было снято, и сотрудники быстрее и легче освоились в новом офисе.

Павел Цыпин, независимый консультант в сфере управления персоналом:

Не думаю, что «напряженно работающие» сотрудники будут против денек-другой отдохнуть за счет компании во время переезда. Смена обстановки также еще никому не вредила — это довольно веселый, интересный период. Ориентироваться на сотрудников, с трудом принимающих перемены, вряд ли разумно, поскольку они консервативны и скептичны по своей природе, а в организации всё равно всегда происходят те или иные перемены. Скептики же будут ворчать в любом случае.

Что же может и должен предпринять отдел персонала, чтобы переезд был воспринят позитивно?

  • Это, конечно, широкая разъяснительная кампания: зачем нужен переезд, где именно расположен новый офис и т. д. Такую кампанию лучше проводить одному из первых лиц фирмы.
  • Проектирование рассадки сотрудников на новом месте, составление планов помещения. Здесь требуется индивидуальная работа с каждым работником: нужно доходчиво объяснить, где и с кем рядом он будет располагаться на новом месте. Важно довести до сведения сотрудников, что никто в новом просторном помещении не проиграет, что «хуже не будет», а, напротив, ситуация улучшится.
  • HR-отделу нужно предусмотреть альтернативные варианты рассадки внутри отделов, чтобы была возможность учесть пожелания сотрудников. Отсутствие насилия и «единственно правильных» решений — залог психологического комфорта при переезде. Многие смогут улучшить своё местоположение в новом офисе, занять место поудобнее. Понимание этого факта увеличивает лояльность.
  • Лояльность работников также существенно усиливает более мощное техническое оснащение нового офиса. Следует подробно описать возможности закупаемой для нового помещения техники.
  • Рекомендуется организовать праздничную корпоративную вечеринку в новом офисе. Это, несомненно, укрепит лояльность персонала и позволит быстрее привыкнуть к новому помещению, а также свяжет с переездом приятные воспоминания.

Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD.:

Обычно процесс организации переезда возлагается на секретарей или сотрудников АХО. В данном проекте важно наличие ответственных лиц, четко проработанного плана переезда по этапам, плана по расстановке мебели, оргтехники и рабочих мест в новом помещении. Необходимо также проконтролировать информирование клиентов и партнеров о новом адресе и телефонах компании.

От службы персонала может потребоваться детальное информирование сотрудников о механизме переезда, а также внутреннее положительное освещение данного мероприятия: например, вывесить на корпоративном портале фотографии нового офиса, указать его положительные отличия от старого и т. п. Тот факт, что компания переезжает в более просторный офис, означает, прежде всего, что организация растет и развивается, а это ведь повод для гордости. HR-служба может провести опрос персонала относительно пожеланий по организации рабочих мест в новом офисе и учесть их при переезде. План расстановки рабочих мест в новом помещении лучше заранее довести до сведения всех сотрудников. По окончании переезда можно устроить небольшое корпоративное мероприятие и отпраздновать это событие — пусть оно ассоциируется у персонала только с положительными эмоциями.

Надежда Боброва, директор отделения управления персоналом холдинга «Атлант-М» в СЗФО:

В первую очередь, необходимо объяснить сотрудникам, что новый и современный офис только улучшит рабочую атмосферу. После чего надо грамотно организовать сам процесс переезда, с учетом минимальных потерь рабочего времени. Для решения данной задачи нужно составить подробный график данного мероприятия и довести его до персонала. Это позволит людям спланировать свой рабочий день, сделать важные дела, провести необходимые встречи и переговоры. Можно также подойти к этому проекту и творчески. К примеру, организовать для сотрудников квест или какую-либо другую игру, в которой одной из номинаций на победу могла бы стать номинация «самый организованный». Или можно вручить победителю квеста какой-нибудь смешной приз. Таким образом, сотрудники будут воспринимать процесс переезда совершенно по-другому, не как мероприятие, нарушающее весь рабочий график, а как веселую и забавную игру.

Как исправить репутацию компании как работодателя? Какой вклад может внести HR-отдел компании, чтобы переезд был воспринят положительно и укрепил лояльность сотрудников? (часть 1)