Беседы об HR-брендинге

10.04.2009

Управление внутрикорпоративными коммуникациями. Подходы и инструменты.

Часть-1

Элина Полухина, начальник управления по работе с персоналом ООО «Элемент Лизинг»:

Внутрикорпоративные коммуникации выполняют в компании несколько важных задач:

1. Формируют единое информационное поле в компании.

Для реализации этой задачи необходимо:

• проанализировать существующие каналы связи и обмена информацией;
• выявить и устранить разрывы и вакуум в информационном потоке;
• повысить эффективность внутренних коммуникаций;
• максимально заинтересовать и вовлечь в этот процесс сотрудников компании.
2. Формируют лояльность персонала.

Повысить лояльность сотрудников можно:

• правильным и грамотным распределением информационных потоков;
• максимальной открытостью руководства и «гласностью»;

Необходимо регулярно информировать персонал о текущей ситуации и происходящих в организации изменениях (планах развития, кадровых перестановках, новинках ассортимента и принципов работы с клиентами, то есть максимально вовлекать всех работников в жизнь компании).

3. Формируют, корректируют и развивают корпоративную культуру.

С помощь внутренних коммуникаций выявляют потребности и ожидания целевой аудитории (уже работающих сотрудников компании) и уровень соответствия этим ожиданиям. Далее — создают эффективный и мощный поток информации, направленный на внутреннюю аудиторию:

• цели, к которым стремится руководство;
• правила, по которым живет организация;
• ценности, которые важны для компании и т. д.

Управляя внутрикорпоративными коммуникациями мы, как правило, ожидаем какого-то результата. Дело в том, что любой результат как таковой имеет смысл разделять на два вида:

• результат-продукт (то, что мы можем увидеть, ощутить, потрогать незамедлительно);
• результат-эффект (то, что даст о себе знать впоследствии).

Результат-продукт всегда хотят получить руководители-материалисты: «быстро, сразу и много». Результат-эффект ожидают руководители-идеалисты: «пусть не сразу, но глобально, масштабно и надолго». Так вот, управляя внутрикорпоративными коммуникациями, мы ожидаем получить все-таки результат-эффект: стабильный, глобальный и на длительный срок. А прибегнуть тут можно к самым различным инструментам:

1. Организация внутрикорпоративных акций имиджевого и коммуникативного характера:
• презентации достижений и успехов;
• доски почета; грамоты и призы;
• конкурсы и вечеринки;
• деловые игры и тренинги.

Все это направлено, помимо всего прочего, на создание атмосферы доверия и взаимопонимания внутри организации.

2. Создание и распространение корпоративных СМИ (печатных или электронных):
• журналы, газеты;
• информационные листки;
• информационные стенды (доски объявлений);
• корпоративный портал;
• в «зажиточных» компаниях — свое радио и ТВ.
3. Электронная почта.

Быстрый и недорогой способ передачи и обмена информацией, а также элемент корпоративной культуры. Хочу поделиться своим опытом формирования элементов корпоративной культуры через электронную почту. Наша компания «Элемент Лизинг» достаточно молодая и по возрасту самой компании (существует с 2004 г.) и по возрасту работающих у нас сотрудников (около 80% — молодые специалисты в возрасте до 30 лет). Служба персонала провела целую разъяснительную кампанию среди сотрудников по формированию делового стиля общения по электронной почте. Пришлось решать целый ряд задач, таких как:

• обязательное соблюдение делового этикета при переписке по электронной почте среди сотрудников компании (обращаться к адресату полным, а не уменьшительным именем, исключить из переписки сленговые слова и выражения и т. п.);
• обязательное наличие подписи в электронном сообщении с указанием своего полного имени и фамилии, должности, наименования компании/структурного подразделения, контактного телефона и e-mail;
• исключить из оборота рассылку ненужных, неважных и неинтересных для всех сотрудников компании сообщений из разряда (по адресу) «Всем сотрудникам компании», без указания темы письма и подписи написавшего, так как это стало напоминать больше спам, утомлять людей и отнимать их рабочее время обилием ненужной информации;
• вступление нескольких работников разных отделов в длительную, запутанную и многословную переписку между собой в течение нескольких дней для решения какого-то рабочего вопроса. При том, что зачастую сотрудники сидели в соседних кабинетах на одном этаже и, собравшись на полчаса в переговорной, они могли бы решить все свои разногласия и достигнуть договоренности как говорится «не сходя с места».


Павел Цыпин, независимый консультант в сфере управления персоналом:

Внутрикорпоративные коммуникации пронизывают всю компанию и затрагивают всё вопросы её функционирования.

Основные инструменты внутрикорпоративных коммуникаций:

1. Корпоративный сайт и информация на нём.

Сайт должен содержать всю необходимую информацию о компании, но при этом не раскрывать конфиденциальных сведений. На сайте следует выделить отдельный раздел, посвященный развитию карьеры сотрудников. Сайт должен быть приветлив по отношению к соискателям и новичкам, должен разъяснять, что необходимо для того, чтобы претендовать на открытые вакансии и для того, чтобы успешно выполнять свою работу.

2. Корпоративный сервер.

На сервере размещают информацию о внутренних процедурах организации, её нормах, правилах, а также различную справочную информацию. Доступ к отдельным сегментам этого сервера может быть ограничен для тех или иных категорий сотрудников из соображений конфиденциальности.

3. Корпоративные мероприятия.

Это прекрасная возможность реализовывать внутрикорпоративные коммуникации в относительно непринужденной манере. Однако каким бы неформальным мероприятие ни было, присутствие на нём руководства заставляет сотрудников вести себя «корпоративно» поэтому, с другой стороны, здесь происходит трансляция корпоративной философии. Во многих организациях именно в процессе корпоративных мероприятий происходит восприятие и усвоение ценностей компании. Не всё можно прочитать в строгих документах, часть корпоративного духа доступна только в процессе живого общения.

4. Корпоративная почта, Интранет.

Здесь важна разумная регламентация: что и каким образом следует писать (особенно в рассылках всем сотрудникам). Главное — не загромождать переписку личными моментами, для этого существует неформальное общение с коллегами.

5. Формальное общение. Корпоративное обучение.

Любое производственное совещание — это тоже элемент корпоративных коммуникаций, который подлежит регулированию в соответствии с нормами, принятыми в компании. Сотрудники должны знать, как следует себя вести на подобных общих собраниях, какой стиль общения допустим и т. д. К категории формального общения также относится корпоративное обучение, в процессе которого слушатели получают информацию о различных аспектах работы, технологических новшествах и т. д. Также в ходе обучения транслируется корпоративная философия (с примерами, кейсами и иными деталями). Кроме того, корпоративное обучение может выявить наиболее мотивированных и талантливых сотрудников, в особенности среди новичков.

6. Неформальное общение.

Им управлять сложнее всего, но именно этот вид коммуникаций несет на себе огромную информационную нагрузку. Ведь именно из неформального общения с коллегами сотрудник узнаёт всю «подноготную» компании. Также любая «крамола» в адрес руководства формируется именно в процессе неформального общения. Поэтому важно, чтобы HR-менеджер даже в процессе такого рода общения демонстрировал лояльность компании и отстаивал, насколько это возможно, её позицию. Кстати, и лояльность остальных работников по-настоящему может быть оценена только в ходе неформальных контактов, когда люди более откровенны. Нередко очаги недовольства сотрудников порядками в организации были ликвидированы HR-ами с помощью неформальных контактов.

Самое главное — внутрикорпоративные коммуникации должны быть управляемыми и прозрачными. Любые элементы хаоса в них автоматически подрывают корпоративную культуру и затрагивают, пусть и косвенно, авторитет руководителей.

Александра Аксенова, консультант компании «БизнесЛинк Персонал»:

Очень часто, задавая вопрос кандидатам «Что для вас наиболее важно при выборе будущего места работы?», я получаю следующий ответ — коллектив и благоприятный психологический климат. И это не случайно, человек проводит на рабочем месте большую часть своей жизни, и вправе ожидать, что работа будет приносить ему не только профессиональное, но и моральное удовлетворение.

Неблагоприятный социально-психологический климат, отсутствие информации со стороны руководителя о направлениях дальнейшего развития, кадровых перестановках, новостях, а также активное распространение слухов в компании оказывает негативное влияние на деятельность каждого специалиста. Этих негативных моментов важно и можно избежать, уделяя необходимое внимание управлению внутрикорпоративными коммуникациями.

Основными целями внутреннего PR, на мой взгляд, является повышение эффективности работы каждого сотрудника, за счет повышения его мотивации и лояльности, а также создание положительного имиджа компании во внешней среде. В непростых условиях, в которых сегодня оказалось большинство компаний, для руководителей особенно важно создать сильную сплоченную команду.

Выстраивание эффективных внутренних коммуникаций между сотрудниками и создание привлекательной корпоративной структуры — задачи внутреннего PR. Они могут решаться силами HR или PR подразделений. Внутренний PR направлен, прежде всего, на повышение уровня информированности сотрудников о своей компании и создание «командного духа». Ситуация неизвестности и недостатка информации рождает в организации такую негативную тенденцию, как появление слухов и сплетен. Это приводит к разрушению конструктивной атмосферы в коллективе и делает командную работу неэффективной.

Грамотно управлять внутрикорпоративными коммуникациями помогают следующие мероприятия:

• Создание корпоративных СМИ и внутреннего Интернет-сайта. Очень полезно создать такой информационный источник, который будет интересен и доступен всем сотрудникам и сможет отразить все процессы, происходящие в организации.
• Организация командообразующих мероприятий — корпоративные тренинги, выездные семинары и т. д. Это помогает сблизить людей и создать сильную команду.
• Разработка механизма получения обратной связи от руководства компании. Очень важно, чтобы каждый сотрудник имел возможность получить объективную оценку его вклада в общий результат, и при этом четко понимал, по каким критериям оценивается его деятельность.
• Выработка политики компании в области нематериальной мотивации сотрудников. Очень важно выделять и поощрять наиболее успешных специалистов, например, можно награждать их грамотами, вывешивать интервью с ними на внутреннем сайте и др.

Не стоит забывать о том, что результаты грамотно построенной системы внутрикорпоративных коммуникаций будут заметны не сразу. Это достаточно трудоемкий и длительный процесс, но очень важный для эффективного функционирования любой организации.

Обсудить тему на Live HH