Беседы об HR-брендинге

16.03.2009

С чего начинается внутренний HR-бренд? Необходимость программ адаптации.

Ксения Титова, консультант компании БизнесЛинк Персонал:

В настоящее время большинство компаний понимают, какую огромную роль программы адаптации играют в формировании внутреннего HR-бренда. Любой руководитель, решив принять на работу нового сотрудника, как правило, ожидает, что этот человек сможет привнести в деятельность компании высокие и быстрые результаты, новые идеи. Но, к сожалению, все спрогнозировать заранее невозможно. Ведь найм сотрудников является одним из многих рисковых управленческих решений. Создание грамотной программы адаптации направлено на минимизацию рисков, как со стороны нового сотрудника, так и со стороны компании-работодателя. Она позволяет ускорить процесс вхождения новичка в должность, и как следствие ведет к появлению более быстрых результатов в деятельности нового сотрудника. Программы адаптации позволяют повысить уровень удовлетворенности работой и позитивного отношения к компании в целом. Это помогает создать привлекательный образ компании среди кандидатов. Люди обмениваются мнениями, личными оценками и советами, которые начинают складываться уже на первом этапе адаптации — собеседовании.

В программах адаптации должны быть четко прописаны этапы и сроки, ответственные лица, параметры оценки результата процесса адаптации. Процесс вхождения нового сотрудника в должность и коллектив должен быть неотъемлемо связан с существующей корпоративной культурой, организационной структурой, программами мотивации сотрудников, оценки и развития персонала.

Обычно программа адаптации начинается со знакомства нового сотрудника с деятельностью и историей компании, ее миссией, структурой, кадровой политикой, руководителем, функциональными обязанностями, правилами и процедурами. Затем нового сотрудника подробно знакомят с отделом, где ему предстоит работать, с основными задачами отдела, карьерными возможностями. После этого за новым сотрудником закрепляют наставника, им может быть либо линейный руководитель, либо опытный сотрудник отдела. На наставника возлагается основная часть работы по профессиональной адаптации нового сотрудника. Естественно, что сотрудники службы по работе с персоналом обязаны контролировать и корректировать работу наставника.

Результаты процесса адаптации оцениваются совместно службой персонала и закрепленным наставником по заранее определенным параметрам.

Как показывает практика, для достижения наиболее высокого результата от применения программ адаптации, каждая компания делает индивидуальную разработку, учитывая специфику корпоративной культуры, сферы деятельности, размера компании.

Александра Аксенова, консультант компании БизнесЛинк Персонал:

Хочу рассказать о программе адаптации новых сотрудников, которая существует в компании «БизнесЛинк Персонал».

Даная программа действует в нашей компании уже на протяжении многих лет. Естественно, со временем она претерпевала некоторые изменения, обусловленные как внешними, так и внутренними факторами (текучесть кадров, быстрота вхождения в должность нового сотрудника, количество ошибок, связанных с включением в работу, формирование HR-бренда компании).

Программа адаптации нового сотрудника начинается на этапе собеседования. Ни для кого не секрет, что желание кандидата работать в той или иной компании подчас определяется насколько грамотно, доброжелательно будет проведено собеседование. Второй этап адаптации — это приглашение на работу в компанию. Для этого кандидат приглашается на встречу, на которой ему озвучиваются условия оплаты труда, должность, на которую его приглашают, возможность дальнейших перспектив развития в компании. Важный фактор — это честность, на этапе размышления о том принимать или не принимать предложение, у кандидата должна быть четкая картина того, что представляет из себя позиция, график работы, существуют ли переработки, из чего состоит система оплаты труда. В ином случае, велика вероятность, что вновь пришедший сотрудник покинет компанию достаточно быстро, что несет за собой временные и материальные потери. Итак, предложение принято, наступает первый рабочий день. Как показывает практика, первые дни работы на новом месте очень важны. Именно в этот период у нового сотрудника закладывается первое впечатление о компании, его лояльность. В первые дни мы стараемся не перезагружать сотрудника большим количеством информации.

Административный менеджер знакомит всех с новым сотрудником, проводит экскурсию по офису, сопровождая ее рассказом о том, к кому можно обращаться по тем или иным вопросам, где находятся документы, важные для работы. После этого наш системный администратор обучает основам работы с нашей базой данных, которая является для нас неотъемлемой частью рабочего процесса. За каждым вновь пришедшим сотрудником закрепляется наставник, на котором лежит ответственность за введение в курс дела, за рассказ о корпоративной культуре, дресс-коде, распорядке дня. До конца испытательного срока наставник находится в постоянном взаимодействии с «новичком». Важно распланировать первую неделю нового работника, а в конце срока обсудить результаты, трудности, вопросы со стороны нового сотрудника, определить зоны развития. В дальнейшем наставник встречается с «новичком» каждые две недели для расстановки приоритетов, контроля за работой и предоставления обратной связи. Помимо наставника новый сотрудник может с любым вопросом подходить как к коллегам, так и к Генеральному директору. Это позволяет «новичку» быстро войти в курс дела и показать первые достойные результаты, а также помогает ему не чувствовать себя «брошенным».

По окончании испытательного срока проводится беседа нового сотрудника с Генеральным директором и наставником. Каждая из сторон высказывает свою точку зрения о результате прохождения испытательного срока, делаются выводы и определяются дальнейшие направления для развития.

Александра Имаева, руководитель группы подбора и адаптации, Дирекция по персоналу и организационному развитию издательства «Эксмо»:

Знакомство кандидата с внутренним HR-брендом Компании происходит уже на стадии собеседования. Не стоит забывать, что не только мы оцениваем кандидатов, но и соискатели оценивают нас, сравнивают систему подбора персонала потенциального работодателя с предыдущим местом работы. Когда кандидат переходит в статус нового сотрудника, очень важно не упустить момент и сразу приступить к формированию у новичка положительного мнения о работодателе. Помочь в этом нелегком деле может грамотная программа адаптации.

Работа с персоналом — это цепь взаимосвязанных действий: поиск сотрудника, оценка, найм, адаптация, мотивация, развитие. Если исключить звено «адаптация», то до конца цепочки — «мотивация» и «развитие» можно просто не дойти. Программа адаптации позволяет снизить уровень тревожности и неуверенности нового сотрудника, уменьшить количество ошибок новичка, связанных с включением в работу, обеспечить быстрое вхождение в должность и сократить время выхода на точку рентабельности. Адаптационный менеджмент формирует позитивный образ Компании как работодателя. В итоге программа адаптации новых сотрудников способствует минимизации увольнений в течение испытательного срока, как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника.

Основываясь на практическом опыте нашего Издательства, могу с уверенностью сказать, что у адаптационных программ есть еще один весомый плюс, приобретающий сегодня, в условиях кризиса особое значение. По сравнению со «стихийным» подбором, адаптация требует значительно меньше затрат.

До недавнего времени программа адаптации новичков в «Эксмо» состояла из трех основных этапов: подготовка к выходу нового сотрудника, первый рабочий день, оценка сотрудника по результатам испытательного срока. Проанализировав количество и причины увольнений в период испытательного срока, мы пришли к выводу, что необходимо ввести еще один промежуточный этап — итоги первого месяца работы. Оптимизация программы обеспечила нам дополнительный контроль над ситуацией. Теперь, подведя итоги работы специалиста за первый месяц, мы можем оценить возникшие сложности и своевременно принять меры к их устранению.

Подчеркну, что промежуточное подведение итогов не означает, что мы стали уделять меньше внимания финальной стадии адаптации. Итоговое собеседование позволяет определить дальнейшие задачи сотрудника, указать на его слабые места, обозначить перспективы, дополнительно воодушевить сотрудника, мотивировать его к дальнейшей работе и карьерному росту.

Адаптационные программы — это основа основ HR-бренда, тот крепкий фундамент, на котором строится положительный образ Компании как работодателя. Новички оценят по достоинству и серьезный, системный подход к подбору персонала, и те внимание и заботу, которыми Вы их окружите в самые сложные первые дни. Помогите новичку адаптироваться, дайте ему почувствовать, что он — свой среди своих, и по окончании испытательного срока ваш дружный коллектив пополнится еще одним приверженцем бренда Компании.

И, в заключение приведу несколько вредных советов. Они помогут вам избежать самых распространенных ошибок в адаптационном менеджменте. Итак, если вы хотите, чтобы новичок ушел:

1. Бросайте новичка одного.
2. Считайте, что познакомиться со всеми и вписаться в коллектив — это личная обязанность нового сотрудника.
3. Не давайте время на адаптацию, требуйте всего и сразу.
4. Будьте излишне критичны.
5. Ограничивайте нового сотрудника только чтением инструкций — не включайте его в живое общение с коллегами.
6. Не выявляйте проблемы и причины разочарования.
7. Игнорируйте идеи нового сотрудника.

Светлана Липская, независимый консультант по работе с персоналом:

Внутренний HR — бренд — целостное понятие. В формировании бренда нет несущественных деталей. На мой взгляд, взаимоотношения с кандидатом начинаются задолго до первой встречи. От того, насколько качественно и корректно сформулировано объявление о найме, как прошло телефонное интервью, получает ли соискатель обратную связь после каждого этапа собеседования, зависит первоначальное впечатление от компании. На мой взгляд, использование структурированной программы адаптации позволяет максимально снизить издержки, связанные с текучестью новых кадров, способствует оптимизации процесса вхождения новых сотрудников в жизнь организации, а также повышению интереса к новой работе и снижению тревожности и неуверенности у нового члена коллектива.

Вот одно из определений понятия: «Адаптация — процесс знакомства сотрудника с деятельностью, организацией и изменения собственного поведения в соответствии с требованиями среды. Процесс приспособления коллектива к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации, процесс со сложной структурой, включающий следующие взаимосвязанные аспекты: Организационная адаптация имеет целью — принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личностных ценностей. Социально-психологическая адаптация, цель которой — преодоление сотрудником естественной при поступлении на новое место неуверенности. Вхождение в коллектив, принятие установленных норм взаимоотношений — одно из условий высоких результатов работы. Профессиональная адаптация, где цель профессиональной адаптации — овладение новым сотрудником системой профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике. Достижение этой цели определяется полным соответствием профессиональной подготовки требованиям работы».

Как правило, ответственность за процесс адаптации разделяется между непосредственным руководителем нового сотрудника и HR — специалистом.

На стадии оформления HR-специалист знакомит новичка с основными корпоративными ценностями организации (можно использовать формат мини-презентации), выдает «Папку Новичка» (своеобразный справочник, где тезисно закреплены основные стандарты работы, есть самые необходимые контактные телефоны и другая полезная информация). Далее руководитель знакомит сотрудника с коллективом, дает первоначальную информацию о текущих задачах. В первые недели работы руководитель проводит беседы с сотрудником, дает развернутую обратную связь, проясняет спорные моменты в работе. Такое взаимодействие можно формализовать на уровне документа (например, бланки «Контроля прохождения испытательного срока» или периода адаптации; бланк заполняет руководитель совместно с HR-специалистом; по результатам оценивается прохождение этапов адаптации). В случае затрудненной адаптации очень важно понять и по возможности быстро устранить причины (например, сложности во взаимодействии с коллективом могут возникнуть при непонимании разделения обязанностей и зон ответственности).

Формы программы адаптации определяются исходя из стратегических целей организации, особенностей структуры управления. Однако, экономический эффект от использования подобных программ очевиден.

Алексей Морозов, консультант направления «Ресторан», «Отель» и «Магазин» компании SERVICEMAN T&C.

Адаптация сотрудников принятых на работу — это  в настоящее время исключение из правил для большинства компаний. Немалые деньги тратятся на поиск и подбор нужных компании людей, но при этом мало кто задумывается об адаптации только что принятых сотрудников. Почему так происходит? Потому что не считают адаптацию таким же важным элементом, как подбор или обучение.

Что такое адаптация? Первым и самым большим стрессом для человека является вливание в новый коллектив и новую обстановку. И одной из главных задач руководителя является не упустить и не потерять специалиста в первые дни и недели, а сделать так, чтобы он быстро влился в рабочий коллектив, став лояльным членом команды.

Как это происходит на практике. В первый свой рабочий день сотрудник не работает, а проходит день ориентации, который ему проводит его непосредственный руководитель. В этот день руководитель проводит экскурсию новому сотруднику по департаменту, знакомит его с идеологией, традицией и будущими коллегами.

Следующим этапом являются индивидуальные встречи с руководителем через неделю, через месяц, через 2 месяца и через 3 месяца после приёма на работу специалиста. На этих встречах руководитель выясняет степень удовлетворённости работой, а также даёт сотруднику обратную связь о результатах его работы.

Например, во многих крупных, сетевых компаниях, как правило, сотрудник в течение месяца (с даты приёма на работу) должен пройти семинар «Введение в компанию».

Итак, программа адаптации поможет нам:

• воспитать лояльного к компании сотрудника уже в первые дни работы;
• не упустить специалиста на этапе испытательного срока;
• сэкономить огромную сумму денег на постоянном процессе поиска и подбора персонала с помощью снижении текучести кадров;
• мотивировать сотрудника.

Статистика говорит о том, что в компаниях, в которых действует система адаптации персонала, текучесть кадров минимальная, и люди в таких компаниях работают от 3 лет минимум.

Елена Довганюк, независимый консультант по работе с персоналом:

Построение HR-бренда начинается с его осознания. Бренд — это не цель, а результат. Совокупность всех действий приобретает имя «бренд» тогда, когда нам необходимо сделать на этом акцент и получать выгоду, «продавая» его.

Чтобы начать разговор об HR-бренде, необходимо понимать, что он не существует сам по себе. Это система, которая состоит из множества составляющих.

Одна из таких составляющих — программы адаптации для сотрудников (будь то новичок или же специалист, сменивший должность).

По своей сути адаптация имеет определенные цели:

• ускорить вхождение нового сотрудника в должность;
• уменьшить текучесть персонала в компании.

Любой бизнес — это всегда поиск и креатив, так почему бы такую очевидную и необходимую вещь как адаптация не использовать как преимущество перед своими конкурентами? Ведь, в любом случае, это всегда дополнительная мотивация для сотрудника (когда он осознает свою необходимость и видит заинтересованность в нем как в специалисте и человеке), что, в свою очередь, положительно влияет на внутренний HR-бренд.

Адаптации сотрудников достаточно много внимания уделяется в компаниях сферы Retail и предоставления различного рода услуг (т. е. прямая работа с клиентом). Грамотная программа адаптации позволяет не только ускорить финансовый оборот организации (из-за увеличения в короткие сроки объема продаж с помощью новых сотрудников), но и транслировать внутреннюю культуру клиентам компании (которые вполне могут оказаться потенциальными сотрудниками).

В своей практике я столкнулась с довольно интересными вещами. Для выяснения ситуации относительно HR-бренда на украинском рынке был задан следующий вопрос специалистам, работающих в разных сферах бизнеса: «Когда они начинали свою профессиональную деятельность, существовали ли в компании программы адаптации?»

Сложилось впечатление, что вопрос был задан из раздела Квантовой механики. Как результат — получала не ответы, а уточняющие вопросы, которые были очень похожи: «а что это такое?» или же «а зачем это нужно?», «а в чем заключается?»

Думаю после таких слов, нам, специалистам службы по работе с персоналом, линейным руководителям, да и первым лицам компании стоит задуматься, сколько теряют подобные организации. А на вопрос, «нужно ли это вам это или помогло бы в будущей работе?», ответ был интересным, даже неожиданным — «скорее всего, нет, поскольку и сами справляемся». И мало кто, к сожалению, разделял мнение о необходимости уделять большее внимание этому процессу.

Связывая понятия, создание внутреннего HR-бренда и необходимости программ адаптации, вспоминаются две классические фразы. 1) «Бизнес — это просто. Нужно производить быстрее, дешевле и лучше всех», — Джек Уэлш, глава корпорации «Дженерал Электрик». (Это вполне может помочь обеспечить грамотная программа адаптации в своем аспекте). 2) И не стоит забывать простое правило: «Сотрудник — тоже клиент». Вот когда это понятие станет осознанной частью культуры компании, внутренний HR-бренд будет работать на нее.

Обсудить тему на Live HH