19.02.2009
Роль внутреннего сайта и информационных рассылок в успешной адаптации
Елена
Шатунова, начальник службы управления
персоналом ООО
ТД «РУССКИЕ ПРОДУКТЫ тор»:
Каждая
компания, ориентированная на эффективную
и долгосрочную работу с персоналом, уже
давно осознала значимость процесса адаптации
новых сотрудников.
От того, насколько успешно пройдет период
адаптации новичка зависит дальнейшая
продуктивность его работы, а значит и
эффективность компании в целом. В зависимости
от вида адаптации используются различные
методы работы: вводное знакомство и презентация
компании, справочник нового сотрудника,
наставничество, ознакомление с действующими
нормативными документами и т. д.
В
настоящий момент в компаниях стремительно
развивается использование внутренних
Интернет ресурсов (интранет). И теперь
нередко в качестве одного из адаптационных
методов выступает и сам внутренний сайт
компании. Для ускорения процесса внутренней
коммуникации также отлично подходят
и общие информационные рассылки. Оба
этих инструмента особо эффективны в компаниях,
где подразделения территориально рассредоточены,
будь то разные корпуса или региональные
филиалы.
Существуют
три отличительные характеристики данных
методов адаптации:
1.
Массовость. И внутренний сайт и информационные
рассылки ориентированны на весь персонал
компании;
2.
Доступность и самостоятельность. Новому
сотруднику не нужно прибегать к помощи
коллег для получения необходимой информации
в любой момент времени;
3.
Экономичность. Использование внутреннего
сайта и информационных рассылок не требует
дополнительных затрат.
Наша
компания начала активное использование
внутреннего сайта в адаптационных целях
около года назад. И в данный момент он
содержит тематические разделы всех департаментов
компании, а также на нем размещены:
- регламент
деятельности персонала;
- организационная
структура;
- электронные
версии нормативных и распорядительных
документов;
- список всех
сотрудников, с фотографиями, должностями,
отделами, внутренними и мобильными телефонными
номерами и номерами кабинетов;
- дни рождения
сотрудников;
- график движения
корпоративного автобуса;
- обеденное
меню;
- график отсутствия
ключевых сотрудников;
- открытые
в компании вакансии.
В
первый рабочий день сотрудник, проходящий
адаптацию, получает доступ на внутренний
сайт и может самостоятельно найти ответы
на все возникающие вопросы. К общим информационным
рассылкам наши сотрудники также приобщаются
с первых дней работы. Получая такие письма,
новичок начинает узнавать, что происходит
в других отделах, а также испытывать чувство
единства с компанией и коллективом.
По
своему опыту могу отметить, что первоначальное
наполнение внутреннего сайта и его регулярное
обновление требует значительных временных
затрат, но это того стоит. Эффективность
такого информационного портала крайне
высокая.
Однако,
я хотела бы акцентировать внимание на
том, что использование внутреннего сайта
и информационных рассылок максимально
эффективно только совместно с остальными
адаптационными мероприятиями. Так как
в процессе адаптации ничто не заменит
живого общения с новыми коллегами, а также
личной помощи наставника и менеджера
по персоналу.
Светлана
Панкратова, старший консультант IT/Telecom,
компания MORGAN
HUNT SELECTION:
Принимая
решение о создании внутреннего сайта,
каждая компания должна четко понимать,
что изложенная информация, прежде всего,
должна быть достоверной, актуальной,
структурированной, полезной, простой
для восприятия.
Поддержка
актуальности содержания требует определенных
ресурсов: человеческих и временных, и,
по сути, это отдельная функция. Если компания
не готова уделять должного внимания наполнению
и обновлению содержания, полезный во
многих отношениях инструмент, может сформировать
у нового сотрудника не самое лучшее впечатление
о работодателе.
При соблюдении
этих простых правил внутренний сайт будет
эффективен в рамках крупных компаний,
оперирующих большим количеством продуктов
или услуг, имеющих распределенную филиальную
и региональную сеть.
Небольшим
компаниям лучше ограничиться оперативной
точечной рассылкой важной информации
и новостей.
Также
будет правильным, если внутренний сайт
будет содержать интерактивную ссылку
для связи с руководством, чтобы сотрудники
могли задавать вопросы, а ответы на них
появлялись в общем доступе. Думаю, очень
полезным будет и периодическое размещение
интервью или статей руководителей о курсе
и развитии компании.
Сергей
Рыжиков, генеральный директор компании «1С-Битрикс»:
Для нового
сотрудника первые недели в новой компании
— это один из самых тяжелых периодов
работы. Важно правильно понять и оценить
коллектив, в котором человек оказался,
при этом суметь рассказать о себе, о своих
интересах и о своих возможностях.
В любой
компании всегда есть официальная история
(история успеха, общих достижений и побед)
и история неформальная — «исторические
факты» в виде фотографий с корпоративных
и других важных мероприятий. Чаще
всего новички получают данную информацию
в курилке или с доски объявлений, где,
как правило, висят скудные лоскутки информации:
фотографии с последнего праздника.
Такая
обстановка мешает руководству компании
влиять на настроение и правильное информирование о корпоративной
культуре
новых сотрудников.
Идеальной
является ситуация, когда в фирме есть
внутренний информационный ресурс — интранет,
корпоративный портал. Закрытый от внешнего
мира сайт, на котором каждый сотрудник
может посмотреть всю информацию о компании,
увидеть действующие рабочие группы, получить
подробное рабочее досье о своих коллегах,
а зачастую и пройти курсы обучения. Именно
на корпоративном портале ему расскажут
о правилах работы, о формальных и неформальных
требованиях. Очень важно, чтобы корпоративный
портал транслировал мнение именно руководства
компании о таких вещах как отношение
к клиентам, правила взаимодействия с
партнерами и т. п.
Александра
Имаева, руководитель группы подбора
и адаптации, Дирекция по персоналу и организационному
развитию издательства «Эксмо»:
Многие
сотрудники в первые дни работы на новом
месте чувствуют себя не в своей тарелке.
Даже если HR-подразделение предоставляет
максимально полную информацию о компании,
новичку не всегда удается сразу найти
ответы на все волнующие его вопросы. А
задавать вопросы коллегам он стесняется,
боясь показаться смешным. Чтобы наши
новенькие не испытывали неловкость и
не переживали из-за разницы в «весовых
категориях» со старожилами, мы решили
объединить всех новых сотрудников в
сообщество и создать в Интранете специальную
«Страничку для новичков».
Так, в
разделе «Лимит наивных
вопросов» новички могут общаться
друг с другом и получать ответы на те
самые простые вопросы, которые они стеснялись
задать лично своим более опытным коллегам.
Решить «глобальные» проблемы офисного
масштаба помогает «Виртуальный
наставник». «Секреты
фирмы» расскажут о неформальных
традициях, не прописанных в регламентах
и уставах, например, как принято обращаться
к коллегам, как обычно отмечают дни рождения
сотрудники компании, где можно покушать
или просто попить чай. Моральной поддержкой
наших новобранцев станет приветственное
обращение Генерального директора, адресованное
лично новичкам.
Кроме
того, в рамках Интранет-сообщества каждый
новый сотрудник сможет устроить мини-презентацию
— рассказать о себе, своих достижениях,
интересах, а также принять участие в конкурсах,
организованных Издательством специально
для новичков. И финальный аккорд нашей
Странички — это «Праздник
новичков» — подведение итогов, поздравление
с успешным прохождением испытательного
срока, и переходом во «взрослую лигу».
Однако
создание Интранет-сообщества — не единственный
способ успешной адаптации новых сотрудников.
Например, мы также используем электронную
рассылку подборки новостей «Эксмо» за
неделю и ежедневно размещаем наши главные
новости на информационном стенде в офисе
Издательства. Таким образом, те сотрудники,
у которых нет доступа во внутреннюю сеть
или нет времени, чтобы зайти в Интранет,
тем не менее всегда могут ознакомиться
с последними новостями, быть в курсе событий,
и не чувствовать себя оторванными от
коллектива.
Алена
Владимирская, руководитель проекта Работа@Mail.Ru:
Безусловно, Интранет
и внутренние рассылки очень важны для
адаптации новых сотрудников. У каждого
из них после прихода в компанию возникает
множество вопросов, но далеко не все можно
задавать вслух, а некоторые — даже и не
ясно, кому задавать. Чем больше информации
изложено на внутреннем сайте, чем понятнее
он сделан, тем новичку проще и легче будет
освоиться в вашей компании.
Однако в процессе
создания и развития внутрикорпоративного
Интранета надо придерживаться нескольких
простых и понятных правил, а также адекватно
оценивать сферу его возможного применения.
Прежде всего, не надо делать из Интранета
ультрасовременного «навороченного монстра»,
как многие компании сейчас пытаются —
тут блоги, тут чаты, тут еще что-то. Не
нужно усложнять внутренний сайт!
На хорошем Интранет-сайте
должны быть: должностные инструкции,
правила работы в компании (формальные
и неформальные), контакты всех сотрудников
с фотографиями, информация, кто за какие
проекты отвечает и т. п. Необходим форум,
обязательно с отдельным разделом, посвященным
кадровым и бухгалтерским вопросом (как
начисляются отпускные, как получить декретные
деньги и т. п.).
И напоследок. Интранет
и внутренние рассылки наиболее актуальны
для компаний сфер ИТ/Интернет и Реклама/Медиа.
Чем «дальше» компания от этих и подобных
им отраслей, тем менее эффективным будет
для нее Интранет. Нет, конечно, чаще всего
он все равно нужен, но необходимо при
этом учитывать, что доступ к нему будет
иметь не очень большой процент сотрудников
и большое количество информации, дублирующей
Интранет, придется всё равно доносить
устно.
Вкратце расскажем
о нашем опыте внутренних рассылок. В день,
когда в Mail.Ru появляется новый сотрудник,
всему персоналу компании приходит письмо
с сообщением об этом. Помимо фотографии
сотрудника, там есть небольшая автобиография,
рассказанная им самим, фамилия его непосредственного
руководителя, кабинет, контакты.
Кроме того, у нас
есть еще несколько типов рассылок. Например,
общую рассылку получают все сотрудники
компании. На адрес этой рассылки отправляется
информация о корпоративных праздниках,
выходных днях, изменениях в графике работы,
днях рождения сотрудников и т. д. Кроме
того, есть рассылки, которые получают,
например, только менеджеры проектов,
в которых появляется информация о каких-то
интересных для них внутренних событиях.
Есть рассылки технического отдела, маркетингового
и т. д. Четко выстроенная система внутренних
рассылок серьезно упрощает коммуникацию
между сотрудниками, облегчает адаптацию
новых людей в коллективе и т. д.
Юлия
Губанова, руководитель департамента
по работе с персоналом Представительства
в России и СНГ компании BBK
Electronics Corp., LTD.:
При приеме на работу
нового сотрудника очень удобно информировать
об этом коллектив путем отправления информационной
рассылки или размещения данной информации
на внутреннем сайте компании. В данном
сообщении обычно указывается краткий
функционал, который предполагается у
данного специалиста, т. е. то, чем он непосредственно
будет заниматься в организации, его краткое
резюме (общий опыт работы, образование,
последнее место работы и т. д.), которое
предварительно желательно согласовать
с новым сотрудником.
В нашей компании
перед выходом сотрудника на работу составляется
план по адаптации новичка с указанием
ответственных за каждый пункт данного
плана. Эта информация рассылается всем
ответственным лицам и новому сотруднику
в его первый рабочий день. Это очень сильно
облегчает процесс вхождение сотрудника
в коллектив. Он знает, что ему необходимо
изучить и в какие сроки, ответственные
лица в курсе того, что именно они должны
рассказать новенькому и когда они должны
это сделать.
На внутреннем сайте
компании также размещаются все регламентирующие
документы, чтобы у любого сотрудника
в любой момент была возможность посмотреть
необходимую для него информацию, и телефонный
справочник сотрудников, желательно с
фотографиями, чтобы новичку было легче
ориентироваться.
Павел Цыпин,
HR-директор агентства Fleishman-Hillard
Vanguard:
Важнейшим фактором
успешной адаптации нового сотрудника
является налаживание им неформальных
отношений с руководством и коллегами.
Если эти отношения за первый месяц-два
не сложатся, то прогнозировать дальнейшую
успешную работу в компании вряд ли стоит.
Сайт компании и
информационные рассылки выполняют лишь
вспомогательную функцию при адаптации.
Они снабжают новичка информацией, но
её — эту информацию — еще нужно суметь
воспринять и грамотно использовать. А
это зависит, помимо способностей сотрудника,
от наличия поддержки со стороны коллег.
Если они не захотят ему помогать, он вряд
ли быстро самостоятельно разложит «по
полочкам» весь контент корпоративного
сайта.
Вообще, роль сайта
и рассылок пропорциональна размеру компании.
В крупной компании со многими офисами
они необходимы для оповещения сотрудников
о текущих изменениях. В организации, состоящей
из одного небольшого офиса, где все ежедневно
общаются, роль рассылок незначительна,
хотя они всё равно целесообразны. Информационные
рассылки идеальны для формальных сообщений
— о новых сотрудниках, назначениях, перемещениях,
днях рождения и т. п. Внутренний сайт должен
содержать общую информацию о компании,
новости, сведения о структуре и т. д.
Итак, в любом случае
рассылки не могут заменить в процессе
адаптации личного общения новичка с коллегами,
наставничества и тренингов, посвященных корпоративной
культуре
компании.
