Беседы об HR-брендинге

02.06.2009

Интранет как инструмент формирования внутреннего HR-бренда

Наталья Цыплакова, менеджер по корпоративной культуре издательства «Эксмо»:

Интранет — универсальный инструмент, который можно применять практически в любой компании. Управление внутренним сайтом способствует развитию корпоративной культуры, формированию у сотрудников чувства общности, созданию положительного образа компании, и в конечном итоге, укреплению внутреннего HR-бренда.

Прежде всего, внутренний сайт создает единое поле информационного обмена, объединяет в сообщество все подразделения компании, филиалы и региональные представительства. Главным плюсом Интранета, по мнению пользователей, является удобство — не требуется тратить время на поиски нужной информации, все необходимое можно получить «без отрыва от производства», прямо на рабочем месте. Благодаря этому неоспоримому достоинству Интранет пользуется у сотрудников большой популярностью. Задача HR и внутреннего PR сделать Интранет не только популярным ресурсом, но и эффективным инструментом внутренних коммуникаций компании.

Интранет — это официальный коммуникационный канал компании. Создайте раздел «Стратегия» — донесите до сотрудников информацию об истории, миссии, ценностях и стратегии вашей компании. Управляйте информацией — размещайте новости, результаты исследований рынка, рассказы о достижениях компании, анонсы корпоративных событий, документы, презентации и пр.

Не забывайте и про элементы нематериальной мотивации — индивидуальные поздравления сотрудников с Днем рождения, информацию о корпоративных льготах, фотоотчеты с корпоративных праздников, информацию о лучших сотрудниках и т. п.

Уделите особое внимание разделу «Обучение». Учебные планы, правила оформления заявки на обучение, презентационные материалы прошедших занятий будут дополнительно мотивировать сотрудников развивать профессиональные компетенции.

Интранет позволяет размещать большой объем информации, используйте его в качестве общедоступного хранилища документов (положений и процедур, регламентов, служебных записок, бланков, шаблонов, инструкций и др.).

Создайте справочник сотрудников (фотографии, телефоны и электронные адреса). Дополните Интранет практическими советами (как заказать канцтовары, вызвать курьера, оформить заявку на компьютерный «техосмотр» и т. п.). Справочник сотрудников и практические советы помогут новичкам быстро адаптироваться в компании, а для старожилов станут хорошим подспорьем в работе.

Для того чтобы управлять внутренним сайтом как каналом информации необходимо быть в курсе забот и проблем коллектива. Организуйте форум — площадку для делового общения сотрудников. С помощью форума вы всегда сможете «держать руку на пульсе» — получать от сотрудников обратную связь, оперативно реагировать, работать с зарождающимися в компании слухами и мифами.

У нас в Издательстве Интранет работает более 5 лет. Аудитория — все сотрудники «Эксмо». За два последних года количество сотрудников, постоянно посещающих Интранет, выросло почти в два раза. Согласно результатам опроса, 80% респондентов регулярно просматривают информацию, размещенную в Интранете. А практика показывает, что в Издательстве нет ни одного сотрудника, который хотя бы один раз в месяц не вошел в Интранет.

Что и говорить, Интранет, безусловно, штука полезная, но, увы — и он несовершенен. Минус Интранета заключается в том, что он недоступен для сотрудников, не имеющих на рабочем месте компьютера (например, для технического персонала). Отсутствие возможности пользоваться внутренним сайтом наряду со всеми может привести к тому, что эта группа сотрудников будет выведена за рамки единого бизнес-пространства. Но, если в вашей компании Интранет не является единственным каналом внутренних коммуникаций, если ключевая информация также размещается на информационном стенде или публикуется в корпоративной газете, то вам обеспечен практически полный охват целевой аудитории.

Элина Полухина, начальник управления по работе с персоналом ООО «Элемент Лизинг»:

В процессе формирования HR-бренда один из важных этапов — воздействие на внутреннюю аудиторию (уже работающих сотрудников). Для этого необходимо создать и постоянно поддерживать поток информации о компании, направленный на эту внутреннюю аудиторию. Задача эта из разряда долгосрочных. Главное — четко понять и сформулировать конечную цель, задачи и инструменты, которыми компания будет их решать. Конечная цель — укрепление внутреннего HR-бренда. Задачи, которые необходимо решить компании в ходе реализации этой цели следующие:

1. Сформировать единое информационное поле в компании;
2. Формировать и постоянно поддерживать лояльность персонала;
3. Формировать, корректировать и развивать корпоративную культуру.

Для реализации этих задачи необходимо сначала проанализировать существующие каналы связи и обмена информацией:

• устранить разрывы и вакуум в информационном потоке;
• повысить эффективность внутренних коммуникаций;
• максимально заинтересовать и вовлечь в этот процесс сотрудников компании.

Управляя внутрикорпоративными коммуникациями, мы ожидаем получить длительный результат: стабильный, глобальный и на длительный срок. Прибегнуть тут можно к самым различным инструментам. Один из них — Интранет или внутренний корпоративный портал. Интранет — это эффективный и мощный инструмент, направленный на внутреннюю аудиторию. С его помощью можно донести до каждого сотрудника чрезвычайно важную информацию:

• цели, к которым стремится компания;
• ценности, которые для нее важны;
• правила, по которым она живет;
• технологии, с которыми она работает.

Наша компания «Элемент Лизинг» достаточно молодая (и по времени существования на рынке и по возрастному составу сотрудников). Проект под названием «Корпоративный портал» мы запустили около года назад. Сразу же столкнулись с рядом трудностей. Головной офис у нас находится в Москве, офисы продаж — в нескольких десятках городов России от Санкт-Петербурга до Владивостока плюс Украина (около десятка городов). Перед нами возникла задача — сформировать единое информационное пространство для всех наших сотрудников во всех городах. Первая трудность, с которой мы столкнулись, была чисто технической: как обеспечить свободный доступ и пользование корпоративным порталом такой большой аудитории с обширной географией и разными техническим возможностями городов и офисов? Вторая трудность — приучить сотрудников пользоваться корпоративным порталом как мощным информационным средством. Первую задачу успешно решило ИТ-подразделение, и в настоящее время корпоративный портал является домашней страницей на компьютере каждого нашего сотрудника. Вторую задачу решали следующим образом. Стали размещать на портале документы и информацию, которая реально нужна в работе всем сотрудникам каждый день:

• нормативная база компании;
• условия финансирования;
• пособие по работе с клиентом;
• подробное описание акций, которые проводятся среди клиентов и пр.

Если подобную информацию кто-то из сотрудников запрашивал по электронной почте или по телефону, то ему рекомендовали обратиться к корпоративному порталу.

Сейчас корпоративный портал — важный, нужный и востребованный ресурс в нашей компании. Он состоит из нескольких разделов:

1. нормативная база компании;
2. справочник сотрудников и офисов продаж;
3. новости компании;
4. поздравления сотрудников с днем рождения.

Елена Бурякова, президент клуба «HR-пространство», бизнес-консультант, кандидат психологических наук, преподаватель МВА:

Еще в 2007 году на встрече клуба HR-пространство мы обсуждали тему использования интранета как инструмента внутрикорпоративных коммуникаций. Начали с определения целей создания системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Подобная система создается с целями:

1. Управление внутрикорпоративным информационным полем;
2. Формирование корпоративной идентичности сотрудников;
3. Повышение привлекательности компании как работодателя для сотрудников.

Задачи, которые решает внутренний PR в рамках вышеозначенных целей:

• управление слухами;
• психологическая подготовка сотрудников к грядущих изменениям в компании;
• информирование персонала о состоявшихся событиях;
• трансляция работникам компании желаемой модели поведения;
• разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала;
• получение обратной связи от сотрудников компании;
• демонстрация «открытости» руководства.

И все эти задачи помогает решать интранет. Однако и тут есть свои сложности:

1. Требуется человек, который будет отвечать за постоянное обновление информации на сайте. Эта проблема может быть решена назначением модераторов, ответственных за конкретные рубрики или темы. Но за модераторами нужен контроль и их необходимо мотивировать, то есть с модераторами тоже надо работать.
2. Обязательно раскручивать интранет среди сотрудников компании, так как сам по себе сразу он не будет интересен.

Способы — размещать только в интранете и нигде больше:

• Телефонный справочник компании;
• Дни рождения сотрудников;
• Меню столовой;
• Конкурсы, соревнования с призами;
• Бланки, реквизиты компании;
• Информацию о скидках, купонах;
• Информацию о кредитах.

Как можно вызвать интерес к интранету:

1. создаем прецедент и/или описываем какое-либо корпоративное событие;
2. сами отвечаем, продвигаем ответы с помощью адресной рассылки всем сотрудникам компании;
3. вывешиваем информацию о том, что есть соответствующая новость в интранете на доске объявлений;
4. выпускаем информационный бюллетень о работе интранета;
5. создаем «агентурную сеть» (опираясь на неформальных лидеров и руководителей отделов) и запускаем через нее необходимую информацию.

Дарья Судакова, менеджер по персоналу агентства Fleishman-Hillard Vanguard:

Интранет является эффективным инструментом позиционирования компании-работодателя среди сотрудников, но это верно только в том случае, если внутренний сайт хорошо организован и создан с учетом потребностей работников конкретной компании.

Для межнациональных корпораций, подразделения которых удалены друг от друга или даже находятся в разных странах, этот инструмент, на глобальном уровне, может быть основным. Хорошо написанный, интересный с точки зрения содержания, постоянно обновляемый сайт будет объединять людей разных стран, должностей и возрастов.

Например, в глобальной сети Fleishman-Hillard, которой принадлежит и наше Агентство, разработан великолепный сайт для сотрудников — The Source. На нем размещена вся самая актуальная информация о компании, есть отдельный ресурс, посвященный корпоративному обучению, который содержит колоссальное количество информации, доступной сотрудникам любого из наших офисов, которых в мире более 80. На The Source регулярно проводятся онлайн-семинары, разборы интересных кейсов. Проектные команды из разных стран выкладывают сюда наиболее удачные презентации. Все это очень помогает в работе и позволяет эффективно и быстро обмениваться опытом.

Не стоит забывать о том, что построение HR-бренда компании — задача сложная, требующая комплексного подхода и больших усилий со стороны работодателя. И в комплексе используемых инструментов интранет может занять достойное место.

Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD.:

Итранет — это сайт, который доступен только сотрудникам компании. У каждого, кто имеет на рабочем месте компьютер, есть доступ к такому сайту. На таком сайте размещается много полезной информации, которая важна только для работников данной компании.

Например, это могут быть:

• адреса всех подразделений компании;
• телефоны и имена/отчества всех сотрудников;
• форум вопросов и ответов по работе;
• сообщения о корпоративных мероприятиях;
• правила внутреннего распорядка;
• новости компании;
• основные показатели бизнеса;
• информация об обучении и т. д.

Интранет может выполнять также функцию сплочения рабочего коллектива, если на нем, например, разместить:

• общее фото сотрудников;
• объявления сотрудников (продажа домашних питомцев, съем квартиры и прочее)
• материалы про карьеру от имени удачливых менеджеров данной компании и т. д.

Желательно, чтобы ответственным за обновление сайта был человек со знанием графических программ и навыками внутреннего пиара. Для того чтобы сайт пользовался популярностью, нужно все время критически оценивать его, принимать предложения по улучшению его работы, делать актуальным для компании.
Сложности, которые могут возникнуть:

• сотрудники начнут использовать сайт в основном для решения личных вопросов (неделовая переписка и прочее);
• сайт не будет интересным для большинства работников, потому что на нем будет размещаться не интересная и не актуальная информация;
• о внутреннем сайте не будет никому известно (чтобы этого избежать, необходимо рекламировать его внутренними рассылками, например, отправить всем сотрудникам компании уведомление по электронной почте, или даже распечатать дешевые буклеты и раздать их сотрудникам);
• на сайте будет много орфографических и пунктуационных ошибок.